PERENCANAAN ORGANISASI

A.    PERENCANAAN

Perencanaan adalah proses menentukan bagaimana organisasi bisa mencapai tujuannya. Dalam istilah yang lebih resmi, perencanaan di definisikan sebagai perkembangan sistematis dari program tindakan yang ditujukan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah disepakati dengan proses analisa, evaluasi, seleksi di antara kesempatan-kesempatan yang diprediksi terlebih dahulu.

Tujuan Perencanaan:

Perencanaan organisasional mempunyai dua maksud yaitu :

1.      Perlindungan (protective)

Meminimisasi resiko dengan mengurangi ketidakpastian disekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan menejerial yang berhubungan.

2.      Kesepakatan (Affirmative)

Tujuan dari kesepakatan (Affirmative) untuk Meningkatkan tingkat keberhasilan  organisasional.

Tujuan perencanaan adalah membentuk usaha terkoodinasi dalam organisasi, tanpa adanya perencanaan biasanya di sertai dengan tidak adanya koordinasi dan timbulnya ketidak efesienan.

B.     JENIS-JENIS PERENCANAAN

Aktivitas Perencanaan di bagi menjadi 2 yaitu :

1.      Perencanaan Strategis

Perencanaan Strategis adalah perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara keseluruhan. Wirausahawan memandang organisasi sebagai suatu unit total dan memutuskan apa yang hendak dilakukannya dalan jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasi. Jangka panjang sebagai periode waktu antara 3 sampai 5 tahun kedepan. Perencanaan jangka panjang wirausahawan adalah mencoba menentukan apa yang akan dilakukan oleh organisasi agar berhasil dan kurun 3 sampai 5 tahun mendatang.

Wirausahwan mungkin mempunyai masalah dalam mencoba untuk memutuskan dengan tepat seberapa jauh mereka sebaiknya memperluas perencanaan strategis bagi masa depan. Sebagai aturan umum, mereka sebaiknya mengikuti prinsip komitmen, yaitu prinsip yang menyatakan bahwa wirausahawan hendaknya melibatkan penggunaan dana bagi perencanaan, hanya jika mereka bisa mengantisipasinya, masa depan yang bisa di prediksikan suatu hasil dari pengeluaran perencanaan sebagai hasil analisa perencanaan panjang secara realities. Biaya perencanaan adalah investasi yang bisa diantisipasi.

Strategi didefinisikan sebagai suatu rencana luas dan umum yang di kembangkan untuk mencapai tujuan organisasional jangka panjang. Strategi adalah hasil akhir dari perencanaan strategis. Strategis organisasi hendaknya mempunyai suatu strategis, akan  tetapi agar strategi bisa berdaya guna harus konsisten dengan tujuan organisasional.

Manajemen Strategis di definisikan sebagai proses yang menjamin bahwa proses dan manfaat organisasi dari penggunaan strategi organisasional yang tepat pula. Strategi yang tepat guna adalah strategi yang paling sesuai bagi kebutuhan organisasi pada saat tertentu. Proses manajemen strategis umumnya terdiri dari empat langkah yang berurutan dan kontinyu:

1.      Perumusan strategi

2.      Implementasi strategi

3.      Pengukuran hasil strategi

4.      Evaluasi strategi

2.      Perencanaan Taktis

Perencanaan Taktis adalah perencanaan jangka pendek yang menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan. Jangka pendek adalah kurun waktu kedepan yang berkisar satu tahun. Wirausahawan menggunakan perencanaan taktis untuk menguraikan apa yang harus dilakukan oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai keberhasilan pada jangka waktu satu tahun atau kurang.

Wirausahawan memerlukan baik perencanaan strategis maupun perencanaan taktis, tetapi kedua program tersebut harus saling berhubungan agar tercapai suatu keberhasilan. Perencanaan taktis hendaknya dipusatkan pada apa yang akan dilakukan dalam jangka pendek untuk membantu organisasi mencapai tujuan jangka panjang yang ditentukan dengan perencanaan strategis.

C.    PERENCANAAN DAN TINGKAT MANAJEMEN

Manajemen puncak dari suatu organisasi mempunyai tanggung jawab utama untuk melihat apakah perencanaan sudah dilaksanakan atau tidak, walaupun semua tingkatan manajemen terlibat dalam proses perencanaan, manajemen tingkat atas biasanya menggunakan waktu perencanaan yang lebih banyak di bandingkan manajemen tingkat bawah. Manajemen tingkat bawah lebih terlibat dengan kegiatan operasional dari organisasi, dan karenanya mempunyai waktu yang lebih sedikit dalam proses perencanaan di bandingkan dengan manajemen tingkat atas. Manager menengah biasanya menggunakan waktu yang lebih banyak di banding manager tingkat bawah, tetapi lebih sedikit di bandingkan manajemen tingkat atas.

Langkah – langkah Dalam Proses Perencanaan

1.      Menyatakan Tujuan Organisasi

Suatu pernyataan tujuan organisasional yang jelas perlu bagi dimulainya suatu perencanaan, karena perencanaan dipusatkan pada bagaimana system manajemen akan mencapai tujuan tersebut.

2.      Memilih Berbagai Cara Alternatif Untuk Mencapai Tujuan

Sekali tujuan organisasional dinyatakan dengan jelas, wirausahawan hendaknya memuat sebanyak mungkin alternative yang tersedia untuk mencapai tujuan tersebut.

3.      Mengembangkan Premis yang Menjadi Dasar Alternatif

Kelayakan penggunaan setiap alternative untuk mencapai tujuan organisasional ditentukan dengan premis atau asumsi atas mana alternative tersebut.

4.      Memilih Alternatif Terbaik untuk Mencapai Tujuan

Suatu evaluasi alternative harus memasukkan evaluasi premis atas mana alternative tersebut didasarkan. Wirausahawan biasanya akan menemukan bahwa premis atas mana alternative tersebut didasarkan adalah tidak sesuai dan karenanya dikecualikan dari pertimbangan lebih lanjut. Hal ini akan membantu wirausahawan menentukan alternative mana yang akan terbaik untuk mencapai tujuan organisasi.

5.      Pengembangan Rencana Berdasar Alternatif yang Dipilih

Sesudah alternative dipilih, wirausahawan sesungguhnya mulai mengembangkan rencana-rencananya. Rencana – rencana Strategis ( Jangka Panjang) dan Taktis ( Jangka Pendek).

6.      Memfungsikan Rencana-Rencana ke dalam Tindakan-tindakan

Sekali rencana telah dikembangkan, rencana tersebut siap difungsikan kedalam tindakan-tindakan. Rencana-rencana hendaknya memberi organisasi dengan pengarahan aktivitas jangka pendek maupun jangka panjang.

D.    PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN

Pendekatan atau filsafat dasar untuk melaksanakan fungsi perencanaan adalah :

1.      Pendekatan Probabilitas Tinggi

Perencana menggunakan pendekatan probabilitas tinggi yang ditujukan langsung untuk menjamin tingkat keberhasilan yang bisa diterima. Contohnya, mereka dengan hati-hati menganalisa tujuan organisasi untuk menjamin kesesuainya. Tindakan lain yang di ambil oleh perencana probabilitas tinggi adalah memverifikasi bahwa tujuan organisasional bisa diukur. Perencana harus yakin bahwa target tingkat keberhasilan bisa di ukur, dan mereka harus tahu dengan tepat bagaimana keberhasilan tersebut akan diukur.

Pendekatan probabilitas tinggi mempunyai beberapa keuntungan dan kerugian. Diantara keuntungannya adalah bahwa pendekatan ini biasanya menghasilkan rencana yang sangat tepat. Perencana hanya memusatkan pada menemuan cara yang praktis untuk mendapatkan tingkat keberhasilan yang diinginkan. Kerugiannya adalah bahwa pendekatan ini biasanya tidak mendorong rencana-rencana yang kreatif. Perencanaan jarang sekali menyimpang dari masa lalu karena pendekatan probabilitas tinggi, per definisi adalah cara konservatif dalam mencapai tingkat keberhasilan yang diinginkan.

2.      Pendekatan Maksimisasi

Pendekatan Maksimisasi didasarkan pada filsafat bahwa organisasi hendaknya mencapai keberhasilan sebesar mungkin. Dari sudut pandang ini, perencana tidak puas dengan karakterisik tingkat keberhasilan yang bisa diterima dari pendekatan probabilitas tinggi, tetapi menekankan pada maksimisasi keberhasilan.

Perencana biasanya menggunakan pendekatan maksimisasi dan secara konstan menggunakan teknik kuantitatif dan yang paling banyak digunakan adalah model matematis. Perencana membangun model matematis dari sistem yang mereka rencanakan dan kemudian mendasarkan model tersebut pada bagaimana model tersebut bereaksi dengan perubahan dari luar. Perencana pendekatan maksimisasi mencoba untuk :

a.       Meminimisasi sumber daya yang digunakan untuk mendapatkan tingkat prestasi (performance) tertentu.

b.      Memaksimumkan prestasi yang bisa dicapai dengan sumber daya yang diharapkan tersedia.

c.       Memndapatkan kesimbangan biaya (sumber daya yang dikonsumsi) dan manfaat (prestasi) yang terbaik.

Pendekatan maksimisai perencanaan, sepertihalnya pendekatan probabilitas tinggi mempunyai keuntungan dan kerugian. Keuntungan adalah bahwa pendekatan ini secara kontiyu menekankan pada pencapaian keuntungan potensial penuh dari organisasi dan menggunakan teknik kuantitatif yang cangih untuk mengembangkan rencana-rencana. Kerugian pendekatan ini adalah pendekatan ini biasanya memperlakukan komponen organisasi sebagai sepenuhnya bisa dikuantifikasi dan bisa diprediksi, bahkan walau beberapa aspek dari organisasi, seperti perilaku manusia, tidak bisa diramalkan dan dikuantifikas.

3.      Pendekatan Adaptasi

Pendekatan Adaptasi menekankan bahwa perencanaan yang efektif dipusatkan pada usaha membantu organisasi untuk berubah atau menyesuaikan diri dengan variabel eksternal atau internal. Pendekatan ini didasarkan pada filsafat bahwa suatu tidak mampuan beradaptasi adalah kendala besar bagi keberhasilan organisasi.

Keuntungan dari pendekatan ini adalah bahwa pendekatan ini difokuskan pada lingkungan eksternal dan internal dari organisasi untuk diprediksi perubahan organisasional. Tanpa memandang pendekatan perencanaan yang digunakan, analisa lingkungan adalah perlu agar organisasi tetap mempunyai keberadaan. Kerugian dari pendekatan ini adalah penekanan yang kurang pada tujuan organisasi dibandingakan dengan pendekatan probabilitas tinggi dan pendekatan adaptasi dan kemungkinan bahawa analisa organisasi dan perubahan yang dihasilkan lebih merupakan akhir dari perencanaan dari pada sebagai alat mencapai keberhasilan.

4.      Pendekatan mana yang harus digunakan

Pendekatan perencanaan yang sebaiknya digunakan oleh wirausahawan mungkin merupakan bauran atau kombinasi dari pendekatan probabilitas tinggi, maksimisasi, dan adaptasi. Tiap pendekatan sebaiknya dalam organisasi. Kombinasi penddekatan ini menekankan keuntungan dan meminimisasi kerugian dari tiap-tiap pendekatan.

E.     ALAT – ALAT PERENCANAAN

Alat –alat perencanaan adalah teknik yang bisa digunakan oleh wirausahawan untuk membantu mengembangkan rencana-rencana.

1.      Peramalan (Forecasting)

Peramalan adalah teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi. Walaupun teknik peramalan yang cangih relative modern, konsep peramalan bisa ditelusuri kembali sekurang-kurangnya pada literature manajemen dari fayol. Arti penting peramalan terletak pada kemampuannya untuk membantu wirausahawan mengerti dengan lebih baik perbaikan masa depan dari lingkungan organisasional yang pada gilirannya membantu wirausahawan untuk merumuskan rencana-rencana yang lebih efektif.

2.      Metode Analisa Runtun Waktu

Metode analisa runtun waktu memprediksi penjualan dimasa mendatang dengan menganalisa hubungan historis antara waktu dan penjualan. Informasi menunjukan hubungan antara waktu dan penjualan biasanya disajikan dalam grafik. Penyajian ini dengan jelas menunjukan kecenderungan dimasa lalu yang bisa digunakan untuk meramal penjualan dimasa mendatang.

Hasil dari metode ini dipandang sangat dibutukan oleh wirausahawan. Akan tetapi, karena dalam jangka panjang produk umumnya melewati apa yang dinamakan siklus hidup produk, hasil tersebut bisa dianggap sebagai terlalu optimis. Siklus hidup produk adalah lima tahap melalui hampir semua produk dan jasa baru  akan melewatinya. Lima tahap tersebut adalah pengenalan, pertumbuhan, kedewasaan, kejenuhan, penurunan dan kemendekan.

3.      Penjadwalan (scheduling)

Pada dasarnya penjadwalan adalah proses perumusan daftar aktivitas yang mendetail yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Daftar aktivitas tersebut merupakan bagian integral dari rencana organisasional.

Kesimpulan

Kewirausahaan adalah pelajaran yang mengutamakan perencanaan dalam tindakan. Dalam membangun usaha perencanaan adalah inti dari semua tindakan untuk mencapai keberhasilan yang diinginkan.

Daftar Pustaka

Mariot Tua Efendi H, Manajemen Sumber Daya Manusa:pengadaan, pengembangan, pengkompensasian, dan peningkatan produktivitas pegawai, (Jakarta: Grasindo Widiasarana Indonesia, 2005)

Wiratmo, Masykur. Kewirausahaan. (Jakarta: Gunadarma)

Anwar Prabu Mangkunegara, Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, (Bandung : PT Refika Aditama, 2006)